Evidenca: prisotnosti

Spletna aplikacija vam omogoča enostavno in pregledno beleženje prisotnosti osebja preko koledarja meseca.


PRIHODI IN ODHODI
Zabeležite lahko prihod na delo, ura in minuta do. Ko Zabeležite uro in minuto do s tem zabeležite odhod iz dela.

DELOVNE URE	ODMORI
Na voljo je ročno beleženje delovnih ur, avtomatična dodelitev za celoten mesec na osnovi delovnega časa.	Zabeležijo se odmori, omejite lahko dolžino. Zabeležene ure se ne štejejo v seštevek delovnih ur.

NADURE	CELODNEVNE IZJEME
Beleženje nadur je številčno omejeno glede na zakonske omejitve. Masovno potrjevanje nadur.	Beleženje celodnevnih izjem za različne kategorije, kot redni dopust, bolezni, izobraževanja ali očetovski dopust.

KOLEDAR PO MERI
- Prilagodite lahko opombe koledarja, nastavitve, ali je posamezni dan delavnik, vikend, praznik ali kolektivni. Zaklepate in odklepate datume za vnašanje.
DELOVNI ČASI IN URE
- Nastavite lahko različne delovne čase za npr. polni delovni čas ali popoldanski in v vsakem delovnem času dodate različne ure.
- Vsak delovni čas ima lahko več delovnih ur za vsak dan v tednu.
- Delovne čase lahko za vsak teden v mesecu dodelite dodanemu osebju.

REDNI LETNI DOPUST
- Dodajanje izjem, kot so redni letni dopust, se avtomatično vsakemu osebju odšteva dodeljena količina dni.

SEŠTEVEK PRISOTNOSTI
- Seštejte lahklo število vpisanih:
  - delovnih ur
  - odmorov
  - nadur
  - kategorij delnih in celodnevnih izjem
PRINT IN IZVOZ
- Mesečno poročilo prisotnosti lahko natisnete ali shranite v PDF za vsako osebje in izvozite seštevke v Excel.

DOSTOP UPORABNIKOM
- Dodelite dostop zaposlenim, ki lahko sami vnašajo svoje prisotnosti ali pa dodelite skrbnika za celotno podjetje.
DOSTOP RAČUNOVODSTVU
- Pooblaščeno računovodstvo ima pregled za celotno podjetje in se s tem znebite odvečnemu in zamudnemu poročanju. Računovodstvo lahko predlaga izboljšave, ki bi jim olajšale pregled.

PODPORA
- V primeru težav in vprašanj lahko vedno vprašate preko vmesnika sporočil v sami aplikaciji.
- Odgovor boste prejeli na e-mali v najkrajšem možnem času.

Prisotnosti se vnašajo v koledar. Privzeto vedno odpre tekoči mesec, če ni bilo prej drugače izbrano. Brskalnik si preko piškotka zapomni izbor meseca in leta.

Koledar in obrazci so prilagojeni za mobilne naprave.

Na voljo so različne vloge. Skrbnik (pooblaščen znotraj vašega podjetja) ali pooblaščeno računovodstvo vidi vnose za vsa osebja, medtem ko osebje vidi samo svoje. Na voljo je omogočanje dostopa, da si zaposleni sami vnašajo prisotnosti ali pa samo spremljajo že vnesene iz strani skrbnika/računovodstva.
Prisotnosti se vnašajo preko koledarja in izbora ustrezne kategorije: delovne ure, delne izjeme, odmori, nadure in celodnevne izjeme.

Vnesene prisotnosti lahko kadarkoli popravite, spremenite ali izbrišete. V primeru napake lahko preverite pretekle verzije, saj se vse spremembe beležijo.

OSEBJA

Pred začetkom vnašanje prisotnosti je potrebno dodati osebje vašega podjetja.

Izpolniti je treba le nekaj osnovnih podatkov: ime, priimek, število dni dopusta za pretekle in tekoče leto.

Na voljo je tudi celodnevna izjema za materinski, očetovski in starševski dopust.

Pri dodajanju osebja izpolnite podatek datum zaposlen od. S tem, se v tekočem mesecu avtomatično vnesejo celodnevne izjeme kategorije "nezaposlen" do datuma "zaposlen do". V primeru, da osebje ni več zaposleno, se enako ustvarijo tudi vnosi prisotnosti "nezaposlen" od datuma in do konca trenutnega meseca.

Na voljo je hitro dodajanje več zaporednih osebij, še posebej priročno za prvo vnašanje. Za nova podjetja je na voljo tudi brezplačni vnos osebij, v primeru, da imate pripravljen ustrezen seznam.

Podatke osebja lahko kadarkoli popravite in posodobitve.

Na voljo je tudi pregleden seznam vnesenega osebja z iskalnikom in razvrščanjem. Aktivno in neaktivno osebje je ločeno za še večjo preglednost in lahko med njima preklapljate z 1 klikom.

DELOVNI ČASI

Vsako podjetje ima lahko več različnih delovnih časov, katere potem dodelite osebju. Vsak delovni čas je omejen na 1 teden, v katerem imate lahko dodanih več različnih delovnih ur in odmorov.

Za masovno dodajanje prisotnosti mora osebje imeti določen delovni čas. Dodelite lahko različen delovni čas za vsak teden v mesecu za eno osebo na enkrat ali več oseb hkrati. Na voljo je tudi dodelitev delovnega časa meseca za vse prihodnje mesece na enkrat.

V primeru izjeme lahko vedno za tiste datume na roke vnesete poljubne delovne ure, odmore in izjeme.

Delovni časi so vidni pri vnašanju prisotnosti za vsak specifičen datum meseca in pa nujni pri masovnem dodajanju manjkajočih vpisanih prisotnosti meseca za celotno podjetje. S tem ni potrebno ročno vnašanje vseh delovnih ur za vsako osebje posebej, ampak samo izjeme in delovne ure, ki so različne od dodeljenega delovnega časa.

DOLOČANJE IN ZAKLEPANJE DATUMOV

Vsako podjetje lahko zase določa, kateri dnevi v mesecu so odklenjeni, zaklenjeni, opombo po meri in imajo kolektivni dopust.

Na voljo je orodje, preko katerega lahko za vsak dan v mesecu določite, a je odklenjen, zaklenjen. Datume lahko nastavite do konca tekočega leta.

Na enkrat lahko zaklenete ali odklenete vse specifične dneve v tednu, npr. odklenete sobote in zaklenete torke. To je odvisno od posameznega podjetja.

Konec meseca lahko ročno zaklenete datume tik pred dodelitvijo in seštevkom prisotnosti po kategorijah. Ravno tako administrator vsak mesec, 20. v mesecu, zaklene pretekli mesec za urejanje, ko je izdan mesečni račun.

VNAŠANJE PRISOTNOSTI

Prisotnosti se dodajajo preko 4 različnih ikon, ki so pogojno prikazane glede na naslednje pogoje:

PRIHOD/IZHOD IZ DELA
- zabeležite lahko prihod na delo, ki postane aktiven in viden v koledarju, dokler ponovno ne označite oz. vpišete ure za izhod
DELOVNE URE
- v delovni dan lahko dodate neomejeno število
- v primeru, da je dodana celodnevna izjema, delovnih ur ni mogoče dodati
ODMOR
- v delovni dan lahko dodate neomejeno število
- v primeru, da je dodana celodnevna izjema, delovnih ur ni mogoče dodati
NADURE
- naduro lahko dodate, če datum ne vsebuje izjeme ali nadure
CELODNEVNE IZJEME
- dodate jo lahko samo v prost datum, da ne vsebuje delovnih ur ali nadure

Delovne ure imajo na voljo vpis časa od ure in minute in do ure in minute. Zabeležite lahko opombo, ki ni obvezna. Vzporedno lahko vpišete tudi delno izjemo in vpišete odmor. Odmor lahko vpišete tudi ločeno od delovnih ur v svoj obrazec.

Nadure ravno tako omogočajo vpis delovnih ur "od" in "do". Naveden je tudi seštevek že vpisanih prisotnosti za trenutni teden, mesec in leto. Prekoračene vrednosti niso dovoljene in bo v tistem primeru dodajanje neuspešno. Nadura ima zahtevano opombo.

Celodnevne izjeme omogočajo izbor različnih kategorij. Pri rednem dopustu je navedeno število dni, ki so na voljo. Po uspešnem dodajanju se dnevi odštejejo od podatka pretekli/tekoči dopust, ki je zabeležen v tabeli osebja. Enako velja tudi za očetovski dopust.

Vse vnesene prisotnosti je mogoče tudi urediti, popraviti ure, opombo, zamenjati kategorijo in prisotnost prestaviti na drug datum, v primeru, da ste se pri vnašanju zmotili. Prisotnost lahko tudi vedno izbrišete.

Pri vsakem osebju lahko za tekoči in pretekli mesec z 1 klikom dodate vse manjkajoče prisotnosti. Dodane bodo glede na določen delovni čas in samo za datume, ki še nimajo delovnih ur in celodnevnih izjem. S tem vam ni potrebno za vsako osebje vpisovati vseh prisotnosti na roke.

MESEČNI PRIKAZ: stanje, seštevek

Konec meseca oz. naslednji mesec potem lahko preverite, katerim osebam manjkajo dodane prisotnosti. Te lahko dodelite ročno, v primeru, da so delne ali celodnevne izjeme ali pa opravljene nadure.

Z 1 klikom nato lahko zaklenete celotni mesec za urejanje in z 2. klikom dodelitve vse manjkajoče glede na določen delovni čas. S 3. klikom nato seštejete vse prisotnosti po kategorijah in s tem ustvarite mesečno poročilo. Na voljo je v osnovni in razširjeni verziji.

Seštevke kategorij lahko tudi prenesete v Excel datoteko za dodatno obdelavo.

V primeru opravljenega seštevka in naknadnih sprememb prisotnosti bo seznam to zaznal in vam ponudil ponovni seštevek za specifično osebje, saj so se seštevki kategorij spremenili.

Celoten postopek traja le nekaj minut.

CENA

Za prisotnost se obračunava uporaba prisotnosti na osebje, ki ima dodano prisotnost v mesecu.

Če ima podjetje dodanih na primer 15 osebij, dodanih pa je prisotnosti samo za 5 oseb, se obračuna samo za 5 oseb. Če se doda še za eno, se obračuna za 6.

Cenik prisotnosti na osebje se obračunava po spodnjem ceniku, ki omogoča količinski popust.

št. neobračunanih oseb		Cena na neobračunano osebo (EUR brez DDV)
od	do	Cena na neobračunano osebo (EUR brez DDV)
1	10	1,00
11	20	0,97
21	30	0,94
31	40	0,91
41	50	0,88
51	60	0,85
61	70	0,82
71	80	0,79
81	90	0,76
91	100	0,73
101	+	0,70

Imate vprašanje glede evidence? Odpre obrazec v novem zavihku, tako lahko za več evidenc vprašate preko enega sporočila.

pošljite sporočilo