Evidenca: potni nalogi

Spletna aplikacija vam omogoča enostavno in pregledno beleženje potnih nalogov preko koledarja meseca.

OSEBJA
- Potni nalogi so vezani na osebje, vneseno v spletni aplikaciji. Na voljo je seznam skupnih stroškov po osebju.
VOZILA
- Potne naloge lahko dodajate za službena in osebna vozila. Za službena lahko določite kilometre.

KOLEDAR PO MERI
- Prilagodite lahko opombe koledarja, nastavitve, ali je posamezni dan delavnik, vikend, praznik ali kolektivni. Zaklepate in odklepate datume za vnašanje.

DODELITEV
- Avtomatična dodelitev zaporednih številk in kilometrov za službena vozila po zaklepanju datumov v poljubnih intervalih.
SEZNAMI
- Avtomatična dodelitev zaporednih številk in kilometrov za službena vozila po zaklepanju datumov v poljubnih intervalih.

RELACIJE
- Vsakemu nalogi lahko vpišete relacije poteka poti. Začetna in končna relacija je ali lokacija podjetja ali osebja (dom). Pot si lahko ogledate na Google Maps zemljevidu, kjer je izpisana okvirna dolžina poti v minutah in kilometrih.
STROŠKI
- Beležite lahko stroške, kot so dnevnica, predujem, km in dodatne stroške, za katere lahko nalagate datoteke.
SOPOTNIKI
- Vpišejo se lahko sopotniki preko izbora osebja podjetja. Vsak sopotnik ima lahko zabeležene svoje stroške in naložene datoteke potrdil.

PRINT
- Print dnevnih in mesečno poročil potnih nalogov in print praznih predlog za vpis kilometrov v avtu.

DOSTOP UPORABNIKOM
- Dodelite dostop zaposlenim, ki lahko sami vnašajo svoje prisotnosti ali pa dodelite skrbnika za celotno podjetje.
DOSTOP RAČUNOVODSTVU
- Pooblaščeno računovodstvo ima pregled za celotno podjetje in se s tem znebite odvečnemu in zamudnemu poročanju. Računovodstvo lahko predlaga izboljšave, ki bi jim olajšale pregled.

PODPORA
- V primeru težav in vprašanj lahko vedno vprašate preko vmesnika sporočil v sami aplikaciji.
- Odgovor boste prejeli na e-mali v najkrajšem možnem času.

Potni nalogi se vnašajo preko mesečnega koledarja. Pred uporabo se vnesejo službena in osebna vozila, za katera se bodo dodajali potni nalogi.

Pri službenih vozilih se lahko vpisujejo začetni in končni kilometri, dodelitev zaporednih številk, ki so ločene za vsak avto in mesec.

Na osnovi vpisanih kilometrov začetnega in končnega stanja števca avta se določijo začetni in končni kilometri avta potnega naloga.

Potne naloge lahko tudi popravljate, potrjujete in zaklepate. Po potrditvi so določeni podatki zaklenjeni.

Po zaklepanju in dodelitvi zaporedne številke je onemogočeno naknadno urejanje potnih nalogov.

Potni nalogi so omejeni na en dan in znortraj Slovenije.

OSEBJA

Pred začetkom vnašanje potnih nalogov se dodajo osebja vašega podjetja, ki bodo navedeni v potnih nalogih.

Na voljo je hitro dodajanje več zaporednih osebij, še posebej priročno za prvo vnašanje.

Za nova podjetja je na voljo tudi brezplačni vnos osebij, v primeru da imate pripravljen ustrezni Excel seznam.

Podatke osebja lahko kadarkoli popravite in posodobitve.

Na voljo je tudi pregleden seznam vnesenega osebja z iskalnikom in razvrščanjem.

Aktivno in neaktivno osebje je ločeno za še večjo preglednost in lahko med njima preklapljate z 1 klikom.

Za potne naloge je potreben tudi podatek domačega naslovov osebja, ki je naveden na potnem nalogu.

DOLOČANJE IN ZAKLEPANJE DATUMOV

Vsako podjetje lahko zase določa, kateri dnevi v mesecu so odklenjeni, zaklenjeni, opombo po meri in imajo kolektivni dopust.

Na voljo je orodje, preko katerega lahko za vsak dan v mesecu določite, a je odklenjen, zaklenjen. Datume lahko nastavite do konca tekočega leta.

Na enkrat lahko zaklenete ali odklenete vse specifične dneve v tednu, npr. odklenete sobote in zaklenete torke. To je odvisno od posameznega podjetja.

Konec meseca lahko ročno zaklenete datume tik pred dodelitvijo in seštevkom prisotnosti po kategorijah. Ravno tako administrator vsak mesec, 20. v mesecu, zaklene pretekli mesec za urejanje, ko je izdan mesečni račun.

SLUŽBENA IN OSEBNA VOZILA

Vsako podjetje ima lahko vpisanih več službenih in osebnih vozil. Službena so pri dodajanju na voljo vsem, medtem ko je osebno vidno samo za specifično osebje, na katerega je avto vezano.

Avte je mogoče tudi barvno kodirati, da lahko v koledarju pregleda potnih nalogov te hitreje in lažje razločujete.

Vsak avto mora imeti tudi kratko unikatno oznako, na osnovi katere se dodeljujejo zaporedne številke.

Na izbiro je 66 različnih odtenkov barv, lahko pa določite tudi poljubno.

Službeni avti imajo tudi seznam kilometrov števca začetek in konec meseca za vse mesece, ki je avto v uporabi.

Avto lahko po potrebi tudi začasno označite neaktivno. S tem bo avto skrit v seznamu dodajanja potnih nalogov. Kasneje lahko avto označite aktivno.

POTNI NALOG

Pri dodajanju potnega naloga se izbere osebje, datum in avto. V primeru osebnega avta lahko izberete začetno in končno relacijo med podjetjem ali domom. Relacije lahko kadarkoli tudi popravite, dodate, uredite, izbrišete.

Predhodno ali pa med dodajanjem potnega naloga lahko dodate, ali uredite pogosto obiskane lokacije, ki so na voljo pri dodajanju novih relacij.

Po vpisu relacij se izriše tudi službeno pot preko Google Maps zemljevida in napiše orientacijsko število kilometrov.

Vpisujejo se lahko tudi dodatni stroški in nalagajo datoteke, dokazila o stroških, kot so skenirani/slikani računi.

Pri podjetju lahko določite, a so datoteke pogoj, da se lahko ustvari strošek, ali pa je ta prosti za vpis in naknadno določite naložene datoteke.

Vpišete lahko trajanje od ure in minute do ure in minute, kjer vam po shranitvi izračuna trajanje v urah in minutah. Vpišete lahko znesek predujem, ki se v poročilu nato odšteje od zneska za izplačilo.

MESEČNI PRIKAZ: službeni, osebni

Za dodelitev zaporednih številk se prej potrdijo nepotrjeni potni nalogi in zaklenejo datumi, da se prepreči dodajanje novih. Print dnevnega naloga je mogoč samo, ko je bil potni nalog potrjen. Printanje obračuna potnega naloga je mogoč po zaklepanju potnega naloga in dodelitvi zaporedne številke.

Potni nalog lahko potrdite enega na enkrat med urejanjem ali pa z 1 klikom potrdite vse še ne potrjene za cel mesec ali med razponom 2 datumov. Razpon lahko prosto določate sami.

S tem sem onemogoči spreminjanje osebja, avta, datuma in onemogoči brisanje.

Preko obrazca lahko določite, do katerega dneva v mesecu želite zakleniti datume. Potrjenim potnim nalogom lahko dodelite zaporedne številke, vendar samo za že zaklenjene datume. Pogostost zaklepanja je poljubna in določate sami.

Za zaklenjene potne naloge postane na voljo orodje za popravek kilometrov in avtomatična dodelitev števca kilometrov za začetek in konec potnega naloga. Dodelitev se izvede glede na osnovi vpisanih končnih kilometrov avta.

CENA

Za potne naloge se obračunava vsak dodan potni nalog, ki je bil dodan v nezaklenjen mesec.

Če ima podjetje dodanih na primer 50 potnih nalogov, se obračuna dodanih 50. Če je bil kakšni potni nalog predčasno, pred dodelitvijo zaporedne številke izbrisan, se ne šteje v obračun meseca.

Cenik potnih nalogov se obračunava po spodnjem ceniku, ki omogoča količinski popust.

št. neobračunanih potnih nalogov		Cena na neobračunan potni nalog (EUR brez DDV)
od	do	Cena na neobračunan potni nalog (EUR brez DDV)
1	100	0,2500
101	200	0,2425
201	300	0,2350
301	400	0,2275
401	500	0,2200
501	600	0,2125
601	700	0,2050
701	800	0,1975
801	900	0,1900
901	1000	0,1825
1001	+	0,1750

Imate vprašanje glede evidence? Odpre obrazec v novem zavihku, tako lahko za več evidenc vprašate preko enega sporočila.

pošljite sporočilo