Potni nalogi se vnašajo preko mesečnega koledarja. Pred uporabo se vnesejo službena in osebna vozila, za katera se bodo dodajali potni nalogi.
Pri službenih vozilih se lahko vpisujejo začetni in končni kilometri, dodelitev zaporednih številk, ki so ločene za vsak avto in mesec.
Na osnovi vpisanih kilometrov začetnega in končnega stanja števca avta se določijo začetni in končni kilometri avta potnega naloga.
Potne naloge lahko tudi popravljate, potrjujete in zaklepate. Po potrditvi so določeni podatki zaklenjeni.
Po zaklepanju in dodelitvi zaporedne številke je onemogočeno naknadno urejanje potnih nalogov.
Potni nalogi so omejeni na en dan in znortraj Slovenije.
Pred začetkom vnašanje potnih nalogov se dodajo osebja vašega podjetja, ki bodo navedeni v potnih nalogih.
Na voljo je hitro dodajanje več zaporednih osebij, še posebej priročno za prvo vnašanje.
Za nova podjetja je na voljo tudi brezplačni vnos osebij, v primeru da imate pripravljen ustrezni Excel seznam.
Podatke osebja lahko kadarkoli popravite in posodobitve.
Na voljo je tudi pregleden seznam vnesenega osebja z iskalnikom in razvrščanjem.
Aktivno in neaktivno osebje je ločeno za še večjo preglednost in lahko med njima preklapljate z 1 klikom.
Za potne naloge je potreben tudi podatek domačega naslovov osebja, ki je naveden na potnem nalogu.
Vsako podjetje lahko zase določa, kateri dnevi v mesecu so odklenjeni, zaklenjeni, opombo po meri in imajo kolektivni dopust.
Na voljo je orodje, preko katerega lahko za vsak dan v mesecu določite, a je odklenjen, zaklenjen. Datume lahko nastavite do konca tekočega leta.
Na enkrat lahko zaklenete ali odklenete vse specifične dneve v tednu, npr. odklenete sobote in zaklenete torke. To je odvisno od posameznega podjetja.
Konec meseca lahko ročno zaklenete datume tik pred dodelitvijo in seštevkom prisotnosti po kategorijah. Ravno tako administrator vsak mesec, 20. v mesecu, zaklene pretekli mesec za urejanje, ko je izdan mesečni račun.
Vsako podjetje ima lahko vpisanih več službenih in osebnih vozil. Službena so pri dodajanju na voljo vsem, medtem ko je osebno vidno samo za specifično osebje, na katerega je avto vezano.
Avte je mogoče tudi barvno kodirati, da lahko v koledarju pregleda potnih nalogov te hitreje in lažje razločujete.
Vsak avto mora imeti tudi kratko unikatno oznako, na osnovi katere se dodeljujejo zaporedne številke.
Na izbiro je 66 različnih odtenkov barv, lahko pa določite tudi poljubno.
Službeni avti imajo tudi seznam kilometrov števca začetek in konec meseca za vse mesece, ki je avto v uporabi.
Avto lahko po potrebi tudi začasno označite neaktivno. S tem bo avto skrit v seznamu dodajanja potnih nalogov. Kasneje lahko avto označite aktivno.
Pri dodajanju potnega naloga se izbere osebje, datum in avto. V primeru osebnega avta lahko izberete začetno in končno relacijo med podjetjem ali domom. Relacije lahko kadarkoli tudi popravite, dodate, uredite, izbrišete.
Predhodno ali pa med dodajanjem potnega naloga lahko dodate, ali uredite pogosto obiskane lokacije, ki so na voljo pri dodajanju novih relacij.
Po vpisu relacij se izriše tudi službeno pot preko Google Maps zemljevida in napiše orientacijsko število kilometrov.
Vpisujejo se lahko tudi dodatni stroški in nalagajo datoteke, dokazila o stroških, kot so skenirani/slikani računi.
Pri podjetju lahko določite, a so datoteke pogoj, da se lahko ustvari strošek, ali pa je ta prosti za vpis in naknadno določite naložene datoteke.
Vpišete lahko trajanje od ure in minute do ure in minute, kjer vam po shranitvi izračuna trajanje v urah in minutah. Vpišete lahko znesek predujem, ki se v poročilu nato odšteje od zneska za izplačilo.
Za dodelitev zaporednih številk se prej potrdijo nepotrjeni potni nalogi in zaklenejo datumi, da se prepreči dodajanje novih. Print dnevnega naloga je mogoč samo, ko je bil potni nalog potrjen. Printanje obračuna potnega naloga je mogoč po zaklepanju potnega naloga in dodelitvi zaporedne številke.
Potni nalog lahko potrdite enega na enkrat med urejanjem ali pa z 1 klikom potrdite vse še ne potrjene za cel mesec ali med razponom 2 datumov. Razpon lahko prosto določate sami.
S tem sem onemogoči spreminjanje osebja, avta, datuma in onemogoči brisanje.
Preko obrazca lahko določite, do katerega dneva v mesecu želite zakleniti datume. Potrjenim potnim nalogom lahko dodelite zaporedne številke, vendar samo za že zaklenjene datume. Pogostost zaklepanja je poljubna in določate sami.
Za zaklenjene potne naloge postane na voljo orodje za popravek kilometrov in avtomatična dodelitev števca kilometrov za začetek in konec potnega naloga. Dodelitev se izvede glede na osnovi vpisanih končnih kilometrov avta.
Za potne naloge se obračunava vsak dodan potni nalog, ki je bil dodan v nezaklenjen mesec.
Če ima podjetje dodanih na primer 50 potnih nalogov, se obračuna dodanih 50. Če je bil kakšni potni nalog predčasno, pred dodelitvijo zaporedne številke izbrisan, se ne šteje v obračun meseca.
Cenik potnih nalogov se obračunava po spodnjem ceniku, ki omogoča količinski popust.
št. neobračunanih potnih nalogov | Cena na neobračunan potni nalog (EUR brez DDV) |
|
od | do | |
1 | 100 | 0,2500 |
101 | 200 | 0,2425 |
201 | 300 | 0,2350 |
301 | 400 | 0,2275 |
401 | 500 | 0,2200 |
501 | 600 | 0,2125 |
601 | 700 | 0,2050 |
701 | 800 | 0,1975 |
801 | 900 | 0,1900 |
901 | 1000 | 0,1825 |
1001 | + | 0,1750 |
Imate vprašanje glede evidence? Odpre obrazec v novem zavihku, tako lahko za več evidenc vprašate preko enega sporočila.
pošljite sporočilo